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rassegna stampa - IL GIORNALE DELLA LOGISTICA

Magazzino del Mese di Clarins Italia

di Francesca Saporiti

Una piattaforma logistica dedicata alla bellezza e alla cura del corpo si rinnova e ottimizza con l’integrazione di tecnologie software e hardware che mettono la persona al centro di processi ed innovazione

Se potesse parlare di sé, il magazzino Clarins Italia di Villanova, Bologna, racconterebbe la storia di una piattaforma logistica che ha saputo evolvere per rispondere alle sfide di un mercato in netta e rapida evoluzione seguendo una strategia guidata da due principi forti e caratterizzanti: una tensione costante all’innovazione e la capacità di porre le persone al centro di ogni progetto.

Pur avendo il magazzino una propria voce, udibile grazie all’integrazione delle soluzioni software e hardware che abbiamo approfondito nel corso della nostra visita alla piattaforma logistica bolognese, abbiamo preferito fare due chiacchiere con Paolo Casalini, Supply Chain & Forecast Manager, e Stefano Raspadori, IT Manager di Clarins Italia, che ci hanno raccontato una storia di innovazione e visione.

Il seme da cui tutto ha avuto inizio

In Clarins nasce a Parigi, nel 1954, da un’intuizione di Jacques Courtin-Clarins: la bellezza attraverso le piante. E con un approccio pioniere: la bellezza contribuisce al benessere, all’equilibrio, alla felicità.

A portare in Italia i primissimi prodotti Clarins, i mitici oli viso e corpo 100% pure piante, sarà Giorgio Monari. Imprenditore bolognese che nel 1964 aveva fondato la Monarimport, profondamente colpito dalla figura del fondatore e dalla filosofia Clarins, nel 1967 ne diventa il primo distributore estero.

La partnership cresce e si sviluppa nel tempo, forte di una solida condivisione di valori, quali l’attenzione e il rispetto per le persone e per la natura fino a diventare - nel 1990 - la filiale italiana del Gruppo francese e nel 2008 assumere la nuova ragione sociale: Clarins Italia Spa.

Oggi, Clarins è presente in 141 Paesi nel mondo, con 28 filiali nei cinque continenti: quella italiana è tra le più importanti in termini di volumi e dinamismo.

Come rami di uno stesso albero

Innovare permanentemente, per offrire sempre maggior efficacia e sensorialità: ecco il credo Clarins, fin dalle origini. Avvalersi di laboratori di ricerca & sviluppo propri, per i quali investe ogni anno il 3% del fatturato, permette a Clarins di sviluppare formule di bellezza rivoluzionarie che rispondono, in modo puntuale, alle esigenze in ambito di viso, corpo, uomo e make-up. Il ruolo della filiale italiana all’interno della compagine del gruppo è il presidio del territorio nazionale, per cogliere - a livello locale - le necessità e i bisogni dei clienti, gestendo il servizio e la distribuzione nel canale B2B, attraverso una rete di oltre 2.000 punti di consegna.

La piattaforma bolognese di Clarins Italia si sviluppa su una superficie complessiva di circa 5.000 mq organizzati in due aree principali: una zona attrezzata con scaffalature compatte – con una capacità di 4.000 posti pallet - dove operano carrelli trilaterali, e un’area di picking con scaffalature a gravità e un percorso di rulliere per il consolidamento della merce in uscita.

Le attività di preparazione ordini sono organizzate secondo tre linee di picking in base alle differenti tipologie di prodotto ossia Skin care, Make-up e Fragranze, per un totale di oltre 5.000 referenze gestite.

Per rispondere al meglio alle esigenze della rete, l’hub bolognese diversifica le operazioni di picking e spedizione in prelievo frazionato al pezzo, prelievo per master box direttamente a scaffale e - per alcune catene di gdo e gds – allestisce consegne a bancale intero.

Nei lunghi anni di attività, il magazzino era caratterizzato da un’operatività di stoccaggio, prelievo e preparazione prettamente manuale, basata su liste cartacee.

Per l’identificazione dei colli venivano utilizzate etichette segnacollo stampate preventivamente sulla base di una stima che aveva, ovviamente, dei limiti di precisione.

Le attività di ricezione e di allocazione della merce a stock era anch’essa organizzata su base cartacea e non sempre aveva riscontro con quanto caricato sull’ERP aziendale AS400.

Il risultato di una tale organizzazione era che molte attività erano effettuate “a vista” – operazione di refilling, abbassamenti, reperimento dei prodotti – e questo comprometteva l’efficienza dei processi di picking e preparazione ordini a valle del processo.

In più, la mancanza di una regia dei flussi che attraversano il magazzino, poteva causare traffico ed inefficienze nella parte finale del processo, quando i prelievi delle master box a scaffale venivano fatti confluire nelle rulliere del picking, intasandole.

Il bello di innovare

La precedente organizzazione del magazzino era il frutto della stratificazione di numerosi anni di esperienza, ma presentava elementi di rigidità che non erano più compatibili con la necessaria evoluzione del business aziendale”, racconta Stefano Raspadori, IT Manager di Clarins Italia, “la gestione completamente manuale, priva della guida di uno strumento informativo adeguato, rappresentava infatti un limite nella sfida della crescita dei volumi e dell’aumento di complessità generato da un mercato che spinge ad un aumento delle referenze e ad una maggior personalizzazione degli ordini”.

A partire da novembre 2017 Clarins Italia ha avviato un processo di ripensamento e definizione delle proprie operations, rivendendo layout e processi.

Partner chiave in questa fase di cambiamento e sviluppo è stato Replica Sistemi, softwarehouse con sede a Curtatone (MN) specializzata in soluzioni per la logistica.

Punto di partenza per tracciare la rotta di questo percorso di ottimizzazione è stata la condivisione, da parte di Clarins, degli obiettivi di miglioramento prefissati. “La nostra priorità”, spiega Stefano Raspadori, “era poter abbandonare la carta a favore di un sistema che consentisse una governance ottimale di tutte le operazioni di magazzino, ottenendo visibilità lungo la catena logistica e la completa tracciabilità di prodotti e processi.

Contestualmente, avevamo l’esigenza che il sistema implementato rendesse più efficace ed ergonomico il lavoro degli addetti al magazzino e che disponesse del giusto grado di flessibilità per restare aperto all’innovazione e a possibili evoluzioni per rispondere alle rapide e continue trasformazioni del mercato”.

Lato pratico, la richiesta era per un sistema in grado di ottimizzare i percorsi e i tempi del prelievo; programmare al meglio i refilling per evitare le rotture di stock nell’area di prelievo; prelevare ed etichettare direttamente i colli reali sia nel prelievo delle master box sia nel prelievo frazionato; calcolare in modo puntuale il numero dei colli da trasmettere ai vettori.

La risposta a tutte queste istanze è stata l’implementazione del WMS SMA.I.L:) StockSystem con integrata la soluzione vocale Vocollect Honeywell. “Determinante per il successo del percorso di ottimizzazione intrapreso”, sottolinea Raspadori, “è stata la fase di analisi e progettazione preliminare.

Dedicare tempo ed energie a questa fase, condividendo con Replica Sistemi i rispettivi specifici know how, ci ha consentito di arrivare al go live senza difficoltà di implementazione del software, pur in un momento critico nel nostro ciclo di lavoro annuale”.

La soluzione adottata, infatti, è stata attivata ad agosto 2018, alla vigilia di un periodo di picco per Clarins che sul finire dell’estate avvia le spedizioni per il rifornimento della rete di negozi in vista delle festività natalizie.

La decisione di partire con l’integrazione del nuovo sistema ad agosto è stata una scelta sfidante”, ricorda Maurizio Ghiselli, Senior Account Manager Replica Sistemi, “che ha messo alla prova in modo determinante il progetto sviluppato in sinergia tra le nostre aziende. I benefici ottenuti fin da subito hanno consolidato la fiducia nella soluzione adottata”.

Siamo riusciti”, conferma Raspadori, “a superare la fase di implementazione senza cali di fatturato né ritardi nelle spedizioni. Abbiamo affrontato la fisiologica curva di apprendimento che ha implicato un prevedibile momentaneo calo di produttività organizzando l’operatività in doppi turni, ma nell’arco di poche settimane abbiamo recuperato appieno e anzi consolidato l’ottimizzazione ottenuta.

L’integrazione della tecnologia voice ha rappresentato un plus dal punto di vista della semplicità e rapidità di implementazione: le attività di picking, infatti, sono state le prime ad incrementare produttività e precisone grazie alla soluzione che assicura mani libere e maggior focalizzazione”.

Il nuovo volto del magazzino

Scendendo nel dettaglio, la soluzione adottata affida al WMS di Replica Sistemi la responsabilità di coordinare, organizzare e gestire tutti i flussi fisici e informativi che attraversano la piattaforma logistica Clarins.

Per comprendere al meglio i vantaggi ottenuti, seguiamo la merce nel suo percorso di attraversamento del magazzino, partendo dalle operazioni di ricevimento: la merce in entrata viene scaglionata in invii organizzati di tre settimane in tre settimane, concordati con la casa madre Parigina che ha sede ad Amiens, e che raggiungono Bologna via gomma o via treno.

All’ingresso la merce viene verificata, identificata ed eventualmente sbancalata.

È poi il sistema WMS a suggerire la miglior locazione per lo stoccaggio, in base alla velocità di rotazione delle diverse referenze e alle campagne in corso.

Dall’area di stoccaggio, il sistema informativo regola i flussi di merce verso l’area di preparazione e picking, stabilendo gli abbassamenti e il refilling dell’area dotata di scaffalature a gravità.

Per gli operatori che lavorano nel magazzino scaffalato è stato predisposto un monitor ad aggiornamento automatico su grande schermo dove sono visualizzate in maniera grafica molto intuitiva le varie missioni attive per mezzo.

Tale monitor è utilizzato dagli operatori per prendere in carico in modo full paperless e autonomamente le diverse missioni aperte.

Per assicurare la massima flessibilità operativa, il responsabile di magazzino ha facoltà di creare delle missioni massive di prelievo a scaffale per alcuni ordini di poche referenze con grandi quantità destinate a tanti clienti diversi. In questo caso, poi, il sistema si occupa di accorpare le missioni per materiale e stampa direttamente le etichette segnacollo per le master box massivamente. I prelievi di una stessa referenza a master box, per ordini diversi, avviene in modalità raggruppata: si prelevano tutte le master box contemporaneamente, il sistema stampa immediatamente le relative etichette segnacollo nel numero corretto per ogni destinazione.

Nel suo lavoro di regia, per l’area di picking il WMS assegna automaticamente per matricola operatore la missione prioritaria. “Il calcolo della priorità”, spiega Ghiselli,è stato implementato in SMA.I.L:) Stocksystem in funzione di criteri concordati con Clarins Italia, frutto del lavoro preventivo di analisi e condivisione. Il sistema, dunque, tiene conto di fattori quali la data di creazione delle liste, il vettore e il numero di colli. Sfruttando i dati pondo-volumetrici presenti dell’anagrafica a sistema per ciascun item il sistema calcola in automatico volume e peso del collo, così prima della spedizione è possibile effettuare un’ultima verifica di congruità tramite una semplice pesatura”.

Nella zona dedicata al picking, gli operatori sono guidati nell’operatività dalla tecnologia voice per la preparazione degli ordini in uscita trasportati verso il confezionamento attraverso un sistema di tre rulliere parallele.

In questa fase di lavorazione la tecnologia vocale consente agli operatori di lavorare con la massima focalizzazione combinata alla miglior ergonomia.

In caso di anomalie in fase di pesatura, l’operatore riapre il collo per verificare eventuali errori e una volta risolto conferma la stampa in automatico dell’etichetta segnacollo.

Ogni etichetta è provvista di barcode univoco specifico utilizzato dai diversi vettori.

Magazzino del Mese visto da Giovanni Mapelli.
Supply chain optimization software

La piattaforma bolognese di Clarins Italia si sviluppa su una superficie complessiva di  circa 5.000 mq organizzati in due aree principali: una zona attrezzata con  scaffalature compatte - con una capacità di 4.000 posti pallet - dove operano carrelli trilaterali, e un’area di picking con scaffalature a gravità e un percorso di rulliere per il consolidamento della merce in uscita, dove sono attivi operatori connessi con tecnologia voice. Le attività di preparazione ordini sono organizzate secondo tre linee di picking in base alle differenti tipologie di prodotto ossia Skin care, Make-up e Fragranze, per un totale di oltre 5.000 referenze gestite.

Così la logistica è più beauty

L’integrazione della soluzione basata sull’implementazione del nuovo WMS con utilizzo della tecnologia vocale ha portato notevoli vantaggi immediati ed ha avviato un circolo virtuoso che ha portato benefici a monte e a valle del processo logistico.

Negli ultimi anni di attività”, sottolinea Paolo Casalini, Supply Chain & Forecast Manager, “la complessità in magazzino è cresciuta notevolmente. Negli ultimi tre anni, infatti, le referenze sono cresciute del 25% e contestualmente le spedizioni sono aumentate del 15%. In questo quadro, i vantaggi conseguiti con l’integrazione della nuova soluzione informatica e il passaggio a una gestione completamente paperless sono ancor più significativi.

Alla crescita della produttività, infatti, si è affiancato un sensibile incremento della precisione: per quanto riguarda nello specifico gli errori imputabili al magazzino (mancanze, abbondanze, inversioni e a tutte le anomalie dovute alla preparazione delle spedizioni), abbiamo registrato una riduzione degli errori di oltre il 90%.Nelle attività di preparazione e di spedizione l’ottimizzazione ha raggiunto un abbattimento degli errori del 94% che si traduce non solo in un importante recupero di resi, costi ed efficienza, ma anche in una maggior soddisfazione dei nostri clienti”.

In più, grazie alla soluzione introdotta, Clarins Italia ha potuto migliorare la tracciabilità di prodotti e processi, snellendo al contempo i sistemi di controllo. Ciò ha rappresentato un punto di forza importante in particolare nella gestione delle referenze best sellers.

“Per acquisire i dati relativi alle matricole, mantenendo fluida l’attività in area di preparazione”, spiega Casalini, “gli addetti al picking sono dotati di scanner alla cintura integrato al dispositivo vocale.In questo modo gli operatori mantengono mani e occhi “liberi” ma possono tener traccia anche di informazioni aggiuntive per articoli sensibili. Tracciando lungo tutto il percorso in magazzino i lotti di produzione assicuriamo un altissimo livello di sicurezza nella gestione delle merci che, di fatto, anticipa le più stringenti normative di settore.

La stessa reverse logistics è stata notevolmente ottimizzata grazie alle soluzioni di tracciabilità introdotte”.

Flessibilità senza un filo di trucco

Sono convinto che la chiave del successo ottenuto stia nel giusto tempo dedicato alla fase di analisi e nella condivisione tra tutte le parti coinvolte; questi fattori che si sono rivelati determinanti nella definizione ed implementazione della soluzione adottata”, spiega Stefano Raspadori.

Condivisione di informazioni ed obiettivi con il nostro partner nel progetto, ossia Replica Sistemi attraverso in particolare la figura del Project Manager che ci ha seguiti, Emilio Prati. Fondamentale, però, è stata anche la capacità di condividere e creare partecipazione con tutto il personale attivo in magazzino.

Questo ci ha consentito di tesaurizzare l’esperienza acquisita in campo e al contempo di abbattere i tempi di implementazione, forti di una squadra motivata e focalizzata”.

Cruciale per creare queste condizioni favorevoli”, sottolinea Maurizio Ghiselli, “è stata anche la scelta del nostro partner per la tecnologia vocale Honeywell Vocollect, società con amplissima esperienza in questo campo che garantisce la massima qualità e sicurezza delle proprie soluzioni grazie a una serie completa di certificazioni.

Avere a disposizione informazioni puntuali e trasparenti, rende ancor più semplice l’integrazione di soluzioni apprezzate per la loro spiccata ergonomia”.

L’implementazione del nuovo WMS ha rappresentato una vera e propria sfida sia per le tempistiche di attuazione sia per l’evoluzione radicale che ha portato in termini di revisione dei processi interni.

La bontà del progetto, unita all’atmosfera collaborativa che si è instaurata con tutto il team di lavoro, ha vinto la fisiologica resistenza al cambiamento”.

Un progetto in costante evoluzione, supply chain optimization software

Abbiamo scelto SMA.I.L:) Stocksystem perché è una soluzione che combina al meglio standardizzazione e customizzazione e risponde, quindi, in toto alla nostra esigenza di disporre di uno strumento flessibile, in grado di ottimizzare le operations assicurando precisi KPI, è un vero e proprio , supply chain optimization software”, sintetizza Raspadori.

In più”, prosegue Casalini, “si tratta di un sistema scalabile che ci consente di rispondere con reattività ed efficacia alle nuove esigenze del mercato e gestire al meglio nuovi modelli di business.

Per esempio, la soluzione implementata è già pronta, da un punto di vista informatico, per la gestione distributiva dell’e-commerce.

In un futuro più immediato, i prossimi step ci vedranno impegnati nell’integrazione nel nuovo sistema di alcuni processi marginali – ma ugualmente portatori di valore – che sono rimasti esclusi dalla prima implementazione, poiché richiedono anche modifiche al sistema gestionale, all’epoca in fase di transizione da AS400...

Ci prepariamo, poi, a riorganizzare l’area di picking: innalzare ulteriormente il livello di servizio, il tutto senza dover fare alcuna modifica software.

E ancora, vogliamo ripensare il packaging in ottica di una maggior sostenibilità.

Più in generale, la continuità nel rapporto con Replica Sistemi, che ci ha assicurato assistenza e supporto costanti, ci garantisce di avere uno strumento sempre rispondente alle esigenze della nostra supply chain”.

Per un futuro logistico ancora più beauty.

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